اظهار نامه ثبت بین المللی وقتی پذیرفته می شود که مدارک زیر به آن ضمیمه شده باشد :
1- مدارک مثبت هویت متقاضی
2- اظهار نامه یا گواهی نامه ثبت علامت در ایران
3- وکالت نامه چنانچه تقاضا توسط وکیل به عمل آمده باشد
4- رسید مربوط به پرداخت هزینه بررسی اولیه
ماده 154-مرجع ثبت مکلف مشخصات اظهارنامه ثبت بین المللی را با مشخصات علامت یا اظهار نامه ثبت شده در ایران مطابقت نماید .
در صورت احراز مطابق مشخصات و پس از پرداخت هزینه های مقرر طبق موافقت نامه پروتکل مادرید توسط متقاضی مرجع ثبت اظهار نامه بین المللی را در دفتر ثبت اظهار نامه وارد و بر روی هر یک از نسخه اظهار نامه تاریخ دریافت و شماره آن را قید نموده و با امضا آن نسخه اول اظهار نامه را که حاوی اعلامیه مذکور در آیین نامه مشترک می باشد به متقاضی جهت ارسال به دفتر بین المللی تسلیم می نماید . اظهار نامه به دفتر بین المللی فرستاده شود . نسخه دوم اظهار نامه که دارای همان مشخصات نسخه اول است به عنوان سابقه د ر مرجع ثبت بایگانی می شود. نسخه سوم به عنوان رسید به متقاضی مسترد می گردد.
در صورت عدم مطابقت مشخصات متقاضی باید آن را اصلاح نماید . در غیر این صورت اظهار نامه بین المللی پذیرفته نخواهدشد .